（一）会议方法设计和议程准备。
方法设计是指：当你确定考虑要召开某类会议后，就要先考察、了解该类会议的会场环境，后根据会场环境，设计会议活方法。。
方法包括：1、主持人的确立及主持方法；2、人员聚集、疏散方法；3、活动形式及活动方法；4、活动竞赛方法及奖品筹备；5、活动安全措施准备及注意事项确立；6、活动筹备人员安排及财物运筹。
议程准备是指：当你确定了会议方法后，要依方法确立会议议程。此议程一般由主持人安排。议程内容一般应包括6项：1、优先项：介绍活动项目安排(同时宣布活动主旨、会务人员、纪律、竞技规则、奖罚规定、注意事项等)；2、第二项：活动炒作(包括“老板动员”、“参加活动各团队的竞技发言或演讲”、“活动场地业主祝贺发言”、“活动奖品展示”等)；3、第三项：活动示范(含“竞技方法示范”、“活动获奖示范”、“安全防事故示范”等)；4、第四项：活动展开；5、第五项：发奖；6、第六项：活动闭幕式(含“活动总结”、“活动者发表感言”、“与活动场地业主友好告别”等)。
（二）相关物品和资金准备。
准备办法之一，是“公私合营”，即由你机构公出和员工私岀合在一起，把问题解决。准备办法之二，是“第三方赞助”。你在搞“报告会”、“野外大课堂”或“冬夏令营假日行”时，可以进行动员说：“大家使劲招生招商！只要招到X X万元，咱们就拿出一半，来开展X X活动。”
（三）主持人（或叫带队人、司仪、知客）准备。
凝聚团队类会议的主持人一般不要由老板担任。烛光恳谈会、赠会、老板员工宣誓会、团拜会、聚餐会的主持人，一般有老员工或老板的副手担任；卡拉OK演唱会、生日会、拓展训练会、篝火晚会，一般由年轻人中的有特长者担任。
（四）精心布置会场。
布置会场要安排专人来搞，因为需要提前营造氛围。
(1) 光恳谈会的会场一定不能大，人平占地不要超过2平方米，开会中力求达到“促膝谈心”的作用。
(2)卡拉OK演唱会优选是到社会上的专门场所。自设会场时，应力求视频、音响配置齐全。
(3)赠会。准备好赠箱和摄像机(至少应置录音笔)。有条件的还可悬挂会标。
(4)生日会。有条件的，可悬挂会标，并置备制造欢乐气氛的气雾彩带、喷罐等。
(5)拓展训练会。必须有事先准备好的会标。有条件的，可置办拓展训练服装、队旗等。事前交代员工着旅行服和旅行鞋袜，并带好防雨、防晒物品用品。
(6)篝火晚会。准备内容：1、准备足够使用两小时以上的燃柴；2、引火物与火种；3、各人坐垫或坐垫代用品；4、足够的饮品；5、野外音响、6、创造晚会欢乐气氛的辅助用品。
(7)庆功会。准备内容：1、必须有制作考究的会标；2、必须有准备充分的《庆功致辞》；3、尽可能准备出被庆者的音频视频画面播放内容；4、尽可能有让参会者人手一份的被庆者业绩资料。
(8)老板员工宣誓会。准备足够使用的场地；双方《誓词》宣誓所使用的；记录宣誓情景的录音、录像设施。
(9)团拜会。此会的场地准备，为复杂。主要包括：1、必须有高端的音响、投影、摄像、录音设施；2、文艺演讲场地；3、聚餐场地；4、醒目的会标及其它宣传标语布置；5、人员互动场地准备；6、室内集会的消防、人身安全、物品安全措施防范布置；7、车辆停放场地准备等。
(10)聚餐会。场地选择以考虑性价比为主。
（五）提前排练(含摸拟彩排)。
所有的会议，都要有提前排练(含摸拟彩排) 的问题。即使简单的会议，主持人也至少在准备阶段，也都要在自己的头脑中进行“想象型摸拟彩排练”。
（六）提前安排人员参会。
有时，要预发参会通知。有时，还要提前对各种工作进行调整，以便为这些会议腾出召开空间。
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